Kami pernah diminta meninjau proses penawaran sebuah perusahaan jasa. Proposalnya rapi, portofolionya bagus. Tapi alamat pengirim di email penawaran itu adalah nama@gmail.com.
Untuk jualan ke sesama usaha kecil, mungkin masih terlewat. Untuk menawarkan kerja sama ke perusahaan atau instansi, detail kecil ini memberi sinyal yang tidak menguntungkan, dan dampak praktisnya lebih besar dari kelihatannya.
Tiga Masalah dengan Email Gratis untuk Bisnis
Kredibilitas yang Terkikis
Penerima penawaran mungkin tidak mengatakan apa-apa, tapi secara bawah sadar banyak orang menilai perusahaan dari alamat emailnya. B2B yang serius akan berpikir: kalau untuk identitasnya saja belum disiapkan, bagaimana dengan pekerjaannya?
Kiriman yang Masuk ke Spam
Email dari domain gratis yang dikirim massal untuk penawaran lebih mudah ditandai spam oleh penyedia email penerima. Email bisnis dari domain sendiri yang dikonfigurasi benar, dengan pengaturan pengirim seperti SPF dan DKIM, punya peluang sampai ke kotak masuk jauh lebih baik.
Tidak Ada Kepemilikan
Ini yang paling mahal kalau terjadi. Email yang dibuat atas nama karyawan di akun pribadi milik karyawan itu, bukan perusahaan. Saat ia resign:
- Korrespondensi klien tertinggal di akun pribadi
- Tidak ada cara bersih untuk mengambil alih
- Riwayat negosiasi bisa hilang begitu saja
Cara Pindahnya
Langkahnya tidak serumit yang dibayangkan, dan biasanya selesai dalam satu hari:
- Pastikan perusahaan punya domain, misalnya ringkas.in
- Aktifkan layanan email bisnis di domain tersebut. Ada pilihan gratis untuk skala kecil, dan paket berbayar yang murah untuk fitur lengkap
- Buat alamat untuk setiap fungsi, bukan hanya orang: halo@, support@, finance@, sehingga alamat tetap hidup meski personel berganti
- Atur pengaturan pengirim SPF, DKIM, dan DMARC agar email keluar terverifikasi dan tidak dicurigai sebagai spam
- Pindahkan korrespondensi penting secara bertahap, lalu arahkan semua materi promosi ke alamat baru
Kaitannya dengan Website
Email bisnis berdiri di atas domain, dan domain berdiri di atas website. Kalau perusahaan Anda belum punya website sama sekali, mulai dari membangun website perusahaan lalu aktifkan email di domain yang sama adalah urutan yang benar, karena keduanya saling menguatkan: penawaran dari email domain sendiri akan diperiksa calon klien di website Anda, dan website Anda mencantumkan kontak yang kredibel.
Pertanyaan Umum
Berapa biaya email bisnis?
Banyak penyedia punya paket gratis untuk beberapa akun. Paket berbayar biasanya per akun per bulan dengan harga setara sekali makan, termasuk penyimpanan lebih besar dan alat admin. Jauh lebih murah daripada nilai kesan pertama yang hilang.
Apakah email lama di Gmail hilang?
Tidak perlu dihapus. Email lama bisa dipindahkan atau tetap dijadikan arsip. Yang berubah adalah alamat untuk korrespondensi berjalan ke depan.
Apakah harus ganti semua alamat sekaligus?
Tidak. Pindahkan bertahap, mulai dari alamat untuk calon klien baru, karena di sanalah kredibilitas paling terasa.
Kalau perusahaan Anda masih memakai email gratis untuk komunikasi bisnis dan ingin menyiapkannya dengan benar, mulai dari domain hingga pengaturan pengirimnya, hubungi kami untuk bantuan penyiapan.